Tổng hợp 9 bí quyết, cách để tổ chức sự kiện, event với quy trình chuyên nghiệp đến từ chuyên viên công ty dịch vụ sự kiện và quảng cáo Thanh Niên tại Quảng Ngãi. Cùng tham khảo ngay để việc tổ chức sự kiện, chương trình không còn là nỗi ám ảnh với nhiều người.
Bạn đang băn khoăn về cách tổ chức event chuyên nghiệp?
Địa điểm, một trong những bí quyết tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Địa điểm là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của sự kiện. Vì vậy, bạn cần lưu ý:
- Tìm địa điểm tổ chức sự kiện thích hợp với đa số khách hàng và phù hợp với mục đích của chương trình. Bạn không thể nào tổ chức một show ca nhạc hoành tráng ở công viên hay một buổi hội thảo khách hàng, ra mắt sản phẩm mới bãi biển nên thơ.
- Hoàn thiện các thủ tục liên quan đến địa điểm tổ chức: giấy tờ, chi phí. Điều này nhằm tránh các rắc rối phát sinh sau này có thể xảy ra.
Trao đổi, góp ý trước sự kiện
Một trong những tối kỵ trong tổ chức sự kiện chính là việc thay đổi kế hoạch.
Vì vậy, nên tập trung toàn bộ lực lượng liên quan đến sự kiện để bàn bạc, thảo luận, đề xuất ý tưởng. Tất nhiên, khi đã thống nhất thì không nên thay đổi kế hoạch, trừ khi có sự cố bất ngờ xảy ra: về thời tiết hoặc liên quan đến con người. Và việc thay đổi kế hoạch sẽ dẫn đến những rắc rối phát sinh hàng loạt sau đó, bao gồm:
- Chi phí
- Nhân lực
- Thời gian
- Số lượng khách mời
Chính vì lẽ đó mà bạn cần có bản kế hoạch, quy trình tổ chức sự kiện dự trù. Điều này sẽ được công ty sự kiện Thanh Niên lo trọn gói dịch vụ tổ chức event chuyên nghiệp cho doanh nghiêp. Bao gồm: tổ chức hội thảo khách hàng, tổ chức khai trương công ty, show, động thổ, kỷ niệm, gala,….Nhận tư vấn và báo giá miễn phí tại hotline: 0944.010.409 .
Truyền thông, bí quyết để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Truyền thông có tác dụng cực kỳ quan trọng đến hiệu quả của sự kiện. Vì vậy, hãy đầu tư vào một số các hạng mục sau để cho event, sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp, ấn tượng hơn. Bao gồm:
- Thư mời. Thư mời sự kiện cần đơn giản nhưng tinh tế. Nên đề cập đến lợi ích mà khách hàng sẽ được khi tham gia chương trình đồng thời nói về các mục chính trong buổi lễ nhằm giúp cho khách mời có thể biết mình đến để làm gì.
- In ấn ấn phẩm truyền thông: banner, backdrop, tờ rơi, bạc hiflex quảng cáo, card,….
- Truyền thông marketing online trên các trang mạng xã hội
Khi doanh nghiệp truyền thông càng tốt thì mức độ phủ sóng càng cao và khách hàng càng ấn tượng về tính chuyên nghiệp của thương hiệu.
Chú trọng về chi tiết
Càng kỹ lưỡng và cẩn thận thì mức độ thành công của chương trình càng cao. Một số các vấn đề tiểu tiết để một sự kiện, event thành công mà bạn cần lưu ý:
- Trang phục của người phục vụ sự kiện
- Quà tặng tượng trưng cho khách hàng
- Chất lượng của thiết bị sự kiện
- Đồ dùng, vật dụng trang trí
- Chất lượng của bữa ăn nhẹ (nếu có)
- Các tiết mục văn nghê, giải trí trong chương trình
Kế hoạch dự phòng, điều không thể thiếu trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng không bao giờ là thừa. Vì vậy, bạn luôn luôn phải có các phương án dự phòng cho sự kiện, chương trình, event. Bởi đơn giản, việc thời tiết thay đổi hay thiết bị sự kiện bị hư hỏng thường không bao giờ lường trước. Và cũng vì không thể lường trước nên cần có bản kế hoạch tổ chức sự kiện, event dự trù. Điều này cũng chính là yếu tố để cho thấy tính chuyên nghiệp của đơn vị, công ty tổ chức sự kiện, event.
Đội ngũ hỗ trợ khách hàng
Đội ngũ hỗ trợ khách hàng chính là sợi dây liên kết mật thiết góp phần giúp cho khách hàng lưu nhớ về sự kiện. Vì vậy, cần nhớ:
- Nên chuẩn bị trọn vẹn về đội ngũ nhân sự cho sự kiện: kỹ thuật, y tế, hướng dẫn.
- Cần chú ý đến thái độ, phong cách phục vụ và đồng phục cho đội ngũ hỗ trợ khách hàng
Chăm sóc khách hàng chu đáo
Suy cho cùng, việc cuối cùng của tổ chức sự kiện là thu hút và truyền tải thông điệp đến khách hàng. Cho nên, việc chăm sóc khách hàng là vô cùng cần thiết. Cho nên, đừng quên:
- Gọi điện cho khách mời để xác nhận thông tin. Điều này còn giúp bạn có thể chốt số lượng khách hàng tham dự một cách chính xác.
- Nên gửi thiệp mời một cách chỉnh chu.
- Đối với một số sự kiện, nên chuẩn bị bữa ăn nhẹ phù hợp với chương trình, sự kiện.
- Đừng quên gửi lời cảm ơn hoặc dành tặng cho khách hàng những món quà nhỏ để bày tỏ lòng biết ơn. Chắc chắn, điều này sẽ giúp cho đơn vị tổ chức sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn.
Thiết bị sự kiện, yếu tố không thể thiếu trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tùy vào sự kiện mà việc chuẩn bị, thuê thiết bị sự kiện sẽ không giống nhau. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng: ” Thiết bị sự kiện luôn luôn có mặt trong tất cả các chương trình, event .”
Vì vậy. cần:
- Thuê thiết bị sự kiện phù hợp, đầy đủ
- Thiết bị âm thanh, ánh sáng cần đạt chất lượng. Nhất là với các sự kiện về nghệ thuật, âm nhạc thì điều này lại càng quan trọng và cần đầu tư.
Bạn sẽ không còn lo lắng về thiết bị sự kiện khi mà công ty tổ chức sự kiện, event chuyên nghiệp Thanh Niên sẽ lo trọn gói cho doanh nghiệp tất tần tật về tổ chức sự kiện.
Chi phí cho sự kiện
Đừng dựa vào sự kiện để lên kế hoạch cho kinh phí. Hãy làm ngược lại, lên bảng kinh phí và hoạch định ra sự kiện. Điều này sẽ giúp cho người tổ chức sự kiện hiểu hơn việc phải làm như thế nào, đầu tư vào đâu và chi tiêu sao cho hợp lý.
Hy vọng với 9 bí quyết đơn giản trên, bạn đã biết quy trình, cách tổ chức cho đơn vị, doanh nghiệp của mình những sự kiện, event thật hiệu quả, chuyên nghiệp và tiết kiệm. Tuy nhiên, nếu bạn thực sự không tự tin về điều đó, hãy để dịch vụ tổ chức sự kiện, event chuyên nghiệp Thanh Niên giúp bạn!
Liên hệ ngay để được tư vấn tổ chức sự kiện miễn phí tại đây:
CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUẢNG CÁO THANH NIÊN
Địa chỉ : 399 Phan Đình Phùng, Tp.Quảng Ngãi
Điện thoại: 0255.6283.777 – 0944.010.409
Email : ctysukienthanhnientn@gmail.com
Website : quangcaothanhnien.com.vn
Website : thanhnienevent.com
