Cách tổ chức hội thảo khách hàng thành công, chuyên nghiệp

Hội nghi, hội thảo là một phần quan trọng và không thế thiếu trong kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, khi lập kế hoạch, cách thức tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị khách hàng chuyên nghiệp tại Quảng Ngãi, doanh nghiệp, người thực hiện cần nắm bắt những lưu ý, điều nên và không nên làm để buổi gặp gỡ, trao đổi diễn ra thành công mỹ mãn nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí. Đó là lý do mà công ty sự kiện và quảng cáo Thanh Niên chia sẻ bài viết này! Tham khảo ngay!

tổ chức hội nghị khách hàng
Tổ chức hội nghị khách hàng

Bạn hiểu gì về tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng?

Hội nghị, hội thảo khách hàng (Customer Conference – Seminar Conference) là:

  • Hoạt động sự kiện thường niên (hằng năm) của công ty, doanh nghiệp.
  • Khách mời chính của các buổi hội nghị, hội thảo thường là khách hàng và đối tác của doanh nghiệp.
  • Thường diễn ra vào khoảng thời gian giữa năm hoặc gần cuối năm.
  • Giao lưu, trao đổi kinh nghiệm, kiến thức về một chủ đề, vấn đề chính
  • Nhằm tạo mối liên kết mật thiết giữa doanh nghiệp – đối tác – khách hàng. Điều này mang đến lợi ích xây dựng và phát triển thương hiệu. Đồng thời là một cơ hội truyền thông tốt.

Mục đích của việc tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng

Nếu việc tổ chức sự kiện khai trương là giới thiệu và quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp đến với công chúng thì tổ chức hội nghi, hội thảo khách hàng cũng không nằm ngoài các sự kiện quan trọng có liên quan đến sự phát triển của thương hiệu, bao gồm:

  • Quảng bá sản phẩm, dịch vụ
  • Giúp cho khách hàng thấu hiểu hơn về doanh nghiệp
  • Gia tăng niềm tin, uy tín và tính liên kết với khách hàng, đối tác
  • Là cách để doanh nghiệp hiểu về khách hàng. Điều này giúp họ kịp thời có những điều chỉnh về sau.

Các loại hình tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng thường gặp

công ty tổ chức sự kiện tại quảng ngãi
Hội nghi, hội thảo khách hàng có đa dạng các loại hình

Bao gồm:

  • Hội nghị, hội thảo tri ân khách hàng
  • Tổng kết, sơ kết cuối năm
  • Hội nghị, hội thảo giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới
  • Workshop: một, một chuỗi những buổi trao đổi về kiến thức, kỹ năng của một lĩnh vực, vấn đề nào đó.
  • Hội thảo khoa học, du học, tập huấn

Mỗi loại hội thảo, hội nghị có các đặc điểm khác nhau. Vì vậy, tùy vào nhu cầu, mục đích của doanh nghiệp mà tổ chức cho phù hợp. Liên hệ ngay hotline: 0944 01 04 09 để được các chuyên viên sự kiện của công ty sự kiện và Quảng Cáo Thanh Niên tư vấn trọn gói từ A đến Z tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tối ưu chi phí.

Các bước tổ chức hội nghi, hội thảo khách hàng cơ bản cần biết

cách tổ chức hội thảo khách hàng

Đối với cách thức tổ chức hội thảo, hội nghi khách hàng thì thông thường sẽ diễn ra theo trình tự sau đây:

  • Xác định, lập danh sách khách mời tham dự hội nghị, hội thảo
  • Gửi thư mời, email cho khách hàng trong danh sách
  • Dự kiến về chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng
  • Lên phương án, kế hoạch chi tiết về: Thời gian, địa điểm, nhân sự trang thiết bị tổ chức sự kiện. Xem xét về điều kiện thời tiết nếu buổi hội nghị, hội thảo diễn ra ngoài trời.
  • Lên ý tưởng về buổi hội thảo, hội nghị khách hàng. Bao gồm: Chương trình bắt đầu lúc nào, các chương gì sẽ diễn ra trong suốt sự kiện, kết thúc hội thảo.
  • Phương án dự phòng nếu cần thiết.

Công ty sự kiện và quảng cáo Thanh Niên sẽ:

  • Tư vấn sự kiện
  • Lên ý tưởng
  • Chuẩn bị dụng cụ, nhân lực cho sự kiện

trọn gói với chi phí tốt nhất cho khách hàng tại Quảng Ngãi nếu bạn lo lắng về khả năng của mình. Liên hệ ngay để được báo giá nhanh chóng: 0944 01 04 09

Mẫu, ý tưởng tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng

Bạn đang tìm kiểm mẫu ý tưởng cơ bản cho tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng?

Xác định mục đích của buổi hội thảo là gì?

  • Đây là điều vô cùng quan trọng. Vì đơn giản, không thể nào doanh nghiệp muốn tri ân khách hàng, nhưng lại tổ chức hội thảo chỉ với giới thiệu sản phẩm. Cho nên hãy làm rõ ràng mục đích của buổi gặp mặt này là gì để lên kế hoạch thích hợp.
  • Sau khi đã biết được mục đích thì lập kế hoạch sơ bộ (hoặc kế hoạch dự trù nếu cần thiết)
  • Dự kiến chi phí tổ chức sự kiện. Tất nhiên, bạn không thể tổ chức hội thảo hoành tráng, trang trọng mà kinh phí lại quá hạn hẹp.
  • Lập danh sách và gửi thư mời khách hàng tham dự hội thảo, hội nghị. Để khuyến khích khách hàng dự, trong giấy mời cần làm rõ lợi ích mà người tham dự sẽ được.
  • Nên gửi thư mời trước vài ngày để khách hàng có thể sắp xếp thời gian.

Lên kế hoạch tổ chức chi tiết cho buổi hội nghị, hội thảo khách hàng

  • Thời gian tổ chức nên là khung giờ: 8h-10h; 14h-16h, 16h20h. Và nên vào các ngày thứ bảy, chủ nhật, lễ. Điều này giúp đảm bảo cho nhân viên, khách hàng đều tham dự được.
dịch vụ tổ chức sự kiện tại quảng ngãi
Công ty sự kiện và quảng cáo Thanh Niên, đơn vị chuyên tổ chức sự kiện hàng đầu tại Quảng Ngãi
  • Địa điểm tổ chức: Hội trường, khách sạn,….Tùy vào đặc trưng, quy mô và kinh phí của doanh nghiệp.
  • Cần chú ý về: Nơi giữ xe, sân khấu, backdrop chụp hình lưu niệm, thiết bị sự kiện (âm thanh, ánh sáng, thảm, trang trí,…)
  • Nên có người dẫn chương trình chuyên nghiệp
  • Kịch bản chương trình diễn ra tùy thuộc vào mục đích của buổi hội nghị, hội thảo khách hàng.
  • Chuẩn bị: Lễ tân, sân khấu, hậu cần, nhân sự biểu diễn, nhân sự trực sự kiện,….

Một vài lưu ý khi tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng

Khi tổ chứcsự kiện hội nghi, hội thảo khách hàng, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

  • Xác định chủ đề chính của event để không bị lạc đề.
  • Nên có sự góp mặt của người nổi tiếng, KOL, diễn giả, chuyên gia,…Điều này nhằm gia tăng uy tín, niềm tin của khách hàng
  • Địa điểm tổ chức nên phù hợp, thuận tiện. Không chọn nơi quá nhỏ hoặc quá lớn để tránh lãng phí hoặc không ăn khớp với chương trình.
  • Đầu tư vào công tác truyền thông trước khi diễn ra sự kiện. Điều này giúp thu hút sự quan tâm của khách hàng hơn.
  • Nên xác định khách mời phù hợp với mục đích của buổi hội nghị, hội thảo khách hàng.
  • Cần thiết phải lựa chọn đơn vị, công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Quảng Ngãi.

Công ty sự kiện và quảng cáo Thanh Niên là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu tại Quảng Ngãi với cam kết:

  • Tư vấn, hỗ trợ giải quyết mọi khúc mắc của quý khách hàng miễn phí 100% về cách tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị khách hàng
  • Lên kịch bản chi tiết, chỉnh chu cho sự kiện
  • Cung cấp trọn gói các dịch vụ liên quan đến sự kiện: làm bảng hiệu quảng cáo, in bạt hiflex quảng cáo, tờ rơi, backdrop; chuẩn bị nhân lực (phục vụ, mc, band nhạc,…); chuẩn bị vật lực (thiết bị sự kiện: âm thanh, ánh sáng, thảm, trại,…)
  • Tối ưu chi phí dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói cho doanh nghiệp.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUẢNG CÁO THANH NIÊN

Địa chỉ     : 399 Phan Đình Phùng, Tp.Quảng Ngãi

Điện thoại: 0255.6283.777 – 0944.010.409

Email        : [email protected]

Website    : quangcaothanhnien.com.vn

Website    : thanhnienevent.com

Fanpage: Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Và Quảng Cáo THANH NIÊN

0944 01 04 09