Các bước tổ chức sự kiện, event chuyên nghiệp như chuyên gia

Hoạt động tổ chức sự kiện, event là một trong những điều cần thiết, quan trong của doanh nghiệp trong tiếp thị và truyền thông. Khi mà thông qua các chương trình, sự kiện, doanh nghiệp không chỉ có cơ hội quảng bá đến công chúng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Mà còn là gắn kết sợi dây liên hệ phát triển bền chặt giữa doanh nghiệp và đối tác, khách hàng. Đó là lý do công ty Sự kiện và Quảng cáo Thanh Niên chia sẻ đến bạn các bước, các cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện theo chuẩn quy trình 8 bước tinh gọn, chuyên nghiệp như chuyên gia. Cùng tham khảo ngay!

tổ chức sự kiện truyền thông
Tổ chức sự kiện

Nghiên cứu – Một trong các bước tổ chức sự kiện quan trọng nhất

Mọi sự kỹ lưỡng trong cách thức làm việc sẽ dẫn đến những thành công ngoài dự định

Sự kiện có rất nhiều hình thức khác nhau: Talk show, gala, tất niên, hội thảo, hội nghi, khai trương…Mỗi hình thức lại mang ý nghĩa không giống nhau. Vì vậy để hoạt động tổ chức sự kiện, event diễn ra đúng mục đích thì việc nghiên cứu về nó là vô cùng cần thiết. Bao gồm các yếu tố:

  • Mục tiêu tổ chức sự kiện (doanh nghiệp được gì, khách hàng có lợi gì) là gì?
  • Chủ đề chính của sự kiện là gì?
  • Đối tượng khách mời ở đây là ai, như thế nào?
  • Khách mời sự iện khoảng bao nhiêu người?
  • Thời gian để tổ chức sự kiện? Nên tổ chức lúc nào để khách mời đi đầy đủ nhất?
  • Địa điểm tổ chức sự kiện như thế nào?
  • Ngân sách để tổ chức sự kiện là bao nhiêu? Khả năng chi trả của doanh nghiệp như thế nào?
  • Điều đặc biệt, khác biệt của sự kiện là gì?
  • Công tác marketing ra sao?

Càng nghiên cứu kỹ lưỡng về sự kiện thì doanh nghiệp, người tổ chức càng dễ dàng lên plan cho nó. Và sự chuyên nghiệp, khả năng thành công mỹ mãn càng được gia tăng.

Nếu bạn không có quá nhiều thời gian và kinh nghiệm cho việc thiết lập kế hoạch, các cách tổ chức sự kiện, event, liên hệ ngay:  0944 01 04 09 để được các chuyên viên sự kiện giàu kinh nghiệm của công ty sự kiện và quảng cáo Thanh Niên tư vấn miễn phí 100%.

Xây dựng ý tưởng

Ý tưởng hay hội tụ 2 yếu tố cốt lõi: Sự phù hợp – Điều mới mẻ

cho thuê thiết bị sự kiện tại quảng ngãi
Sự kiện ngoài trời

Nếu doanh nghiêp mong muốn chương trình, sự kiện của mình thành công, ấn tượng và lưu lại dấu ấn sâu đậm với khách mời thì Ý tưởng là điều không thể bỏ qua.

Event Planner (người tổ chức sự kiện) rất ưa thích sáng tạo đối với những sự kiện, chương trình có ngân sách lớn và không gian rộng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có điều kiện để làm được điều này. Một số cách thức để nuôi dưỡng và sáng tạo ý tưởng cho sự kiện bao gồm:

  • Thu nhặt ý tưởng. Bất kỳ điều gì trong cuộc sống của bạn điều có khả năng trở thành ý tưởng. Vì vậy, hãy thử liên kết, kết nối chúng lại với nhau.
  • Rèn dũa kỹ năng quan sát. Ý tưởng có ở mọi nơi, cho nên quan sát mọi thứ càng kỹ lưỡng thì khả năng tuôn chảy ý tưởng càng cao.
  • Học hỏi không ngừng. Học từ đối thủ, học từ những người đi trước sẽ giúp bạn hình thành nên nền tảng vững chắc trong lập kế hoạch, lên ý tưởng tổ chức sự kiện
  • Xây dựng ý tưởng độc đáo, mới lạ và chỉnh chu cũng là yếu tố mà các Event Planner của Sự kiện và Quảng cáo Thanh Niên chú trọng nhằm giúp cho chương trình của doanh nghiệp diễn ra trọn vẹn nhất.

Xây dựng đội ngũ thực hiện – Điều không thể thiếu trong các bước tổ chức sự kiện

cho thuê thiết bị sự kiện tại quảng ngãi

Để một sự kiện được triển khai và kết thúc hoàn hảo, cần có sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên trong team. Tùy vào sự kiện mà đội ngũ thực hiện có thể khác nhau. Nhưng thông thường sẽ bao gồm:

  • Event Manager (người quản lý sự kiện chính)
  • Quản lý địa điểm
  • Tiết mục sự kiện
  • Quảng cáo sự kiện
  • Nhà tài trợ
  • Phục vụ sự kiện

Việc phân công càng cụ thể, khoa học thì chương trình càng chuyên nghiệp.

Thiết kế sự kiện

tổ chức event chuyên nghiệp
Hoạch định chi tiết các chương trình sẽ diễn ra trong sự kiện

Sau nghiên cứu và lên ý tưởng thì lúc này cần cụ thể hóa các bước, quy trình tổ chức sự kiện về:

  • Kịch bản sự kiện: Mở đầu sự kiện, nội dung chương trình, gameshow, văn nghệ, quà tặng cho khách mời (nếu có)
  • Thiết kế hình ảnh sự kiện: bảng hiệu quảng cáo, thiết kế phông bạt, in bạt hiflex, bacdrop, …
  • Chuẩn bị về thiết bị sự kiện: âm thanh, ánh sáng, thảm, vật dụng trang trí,…

Khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện tại Thanh Niên, quý khách hàng sẽ không phải tốn thêm bất cứ điều gì, từ thời gian, công sức đến tiền bạc. Tại đây chúng tôi sẽ lo tất tần tật từ A tới Z cho doanh nghiệp với chi phí tối ưu nhất.

Lập kế hoạch chi tiết và tổ chức sự kiện

Trong quá trình cụ thể hóa từng mục của chương trình, cần hoạch định thật chi tiết những vấn đề cần giải quyết. Bao gồm:

  • Mời khách hàng tham dự bằng phương thức nào? Ai là người phụ trách?
  • Đối với sự kiện thì nhân lực ra sao, bao nhiêu người, phụ trách các mảng nào?
  • Thiết bị sự kiện cụ thể bao gồm những gì?
  • Ngân sách dự kiến bao nhiêu và các khoản chi như thế nào? Nên chú trọng đầu tư vào mục nào?
  • Các rủi ro nào có thể xảy ra trong quá trình sự kiện được tổ chức? Phương án thay thế là gì?
  • Liên hệ với các bên liên quan và liên kết để bước đầu tổ chức sự kiện.

Dàn dựng chương trình sự kiện

các bước tổ chức sự kiện

Có nhiều sự kiện mất đến cả tháng hoặc cả năm để dàn dựng. Nhưng cũng có sự kiện, chương trình chỉ cần 2 đến 3 ngày. Bất kỳ sai sót nào ở giai đoạn này sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến chương trình. Vì vậy, các kỹ thuật viên kinh nghiệm của công ty Quảng cáo Thanh Niên sẽ hỗ trợ dàn dựng trọn gói sự kiện cho quý khách hàng một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp nhất.

Thực hiện chương trình sự kiện

Đây là lúc mọi dự định, ý tưởng, kế hoạch, cách thức được hiện thực hóa.

Trong quá trình sự kiện diễn ra, cần có đội ngũ giám sát xuyên suốt. Điều này nhằm nắm bắt tình hình sự kiện đang diễn ra và có biện pháp xử lý kịp thời, nhanh chóng các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch (nếu có)

Kết thúc sự kiện và đánh giá

công ty tổ chức event chuyên nghiệp tại quảng ngãi

Sau khi chương trình, sự kiện kết thúc, doanh nghiệp, cá nhân sẽ thanh toán hợp đồng cho bên cung cấp dịch vụ. Đồng thời đánh giá sự kiện:

  • Có thành công hay không?
  • Có xảy ra những vấn đề nào hay không (vấn đề gây ảnh hưởng tích cực và tiêu cực)
  • Các điểm cần khắc phục và phát huy?

Hy vọng với 8 bước tinh gọn trong cách thức, quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện mà công ty Sự Kiện và Quảng Cáo Thanh Niên vừa chia sẻ như trên, quý khách đã có cái nhìn tổng quan hơn về hoạt động tổ chức sự kiện.

Nếu cá nhân, doanh nghiệp cần tìm kiếm đơn vị chuyên tổ chức sự kiện, event chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Quảng Ngãi, đừng ngần ngại liên hệ ngay tại đây:

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUẢNG CÁO THANH NIÊN

Địa chỉ     : 399 Phan Đình Phùng, Tp.Quảng Ngãi

Điện thoại: 0255.6283.777 – 0944.010.409

Email        : [email protected]

Website    : quangcaothanhnien.com.vn

Website    : thanhnienevent.com

Fanpage: Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Và Quảng Cáo THANH NIÊN

0944 01 04 09